Коучинг стилі бойынша кездесу. Іскерлік қарым -қатынастың тиімді құпиялары

2024 Автор: Harry Day | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 15:48

Бірде өндірістегі кадр бөлімінің жаңа басшысы ретінде мен зауыт басшыларының бірінші кездесуін асыға күттім. Мен басқарушы топтың игілігі үшін қаншалықты нәтижелі жұмыс істейтінін елестеттім.

Менің қарамағымдағы, кадрлар бөлімінің инспекторы, мұнда 50 жылға жуық жұмыс істеді, менің жарқын үмітімді ақтамады. «Зауыттың барлық мәселелеріне кадр бөлімінің кінәлі екеніне таң қалмаңыз. Бұл жағдайға ренжімеңіз, көшбасшыларға бұлғын жіберіп, кінәлілерді табу керек. Ал кездесудің форматы ортақ шешімге келуі қажет әріптестердің ұйымдастырылған жиналысынан гөрі, базарға ұқсайтын болады ».

Шынында да, кездесу мені конструктивтіліктің жоқтығымен таң қалдырды. Олардың барлығы бір -бірін тыңдамай, күн тәртібін еске түсірмей, іс жүзінде бір уақытта сөйледі. Нәтижесінде «жанған» мәселелер шешілмей қалды және барлық уақыт маңызды емес бөлшектерді талқылауға жұмсалды. Содан бері 10 жыл өтті, бірақ әр түрлі компаниялардың менеджерлерінің айтуы бойынша, осындай кездесулер әлі де өткізілуде.

Мен жаттықтырушы ретінде кездесулерді конструктивті және тиімді өткізу үшін не ұсына аламын? Өтінішті қарастырыңыз және оны іске асырудың ең жақсы тәжірибесін іздеңіз. Алдымен, егер сізге жиналыс өткізу қажет болса немесе басқа форматтағы ішкі коммуникациямен жұмыс жасай алсаңыз, талдаңыз ба?

Кездесуді қашан өткізу керек?

1. Мәселе немесе тапсырманы топтық талқылау қажет

2. Ұжыммен маңызды ақпаратты бөлісу және осы мәселе бойынша оның мүшелерінің пікірін тыңдау қажет.

3. Маңызды мәселе бойынша идеялар мен көзқарастардың максималды санын жинағыңыз келеді

4. Қол астындағылардың көпшілігінің мақсаттарына әсер ететін мәселе бар.

5. Сіз білесіз бе, команда бір мәселені шешіп, оны шешуге жауапкершілік бөледі.

Кездесуді қашан өткізбеу керек?

1. Өнімділікті төмендетпестен басқа байланыс құралдарын қолданудың мағынасы бар

2. Тапсырма шұғыл / маңызды және оны шешудің кешігуі тым қымбатқа түсуі мүмкін

3. Сұрақ оны жеке талқылауға шығару үшін тым жеке

4. Жиналысты дайындауға және өткізуге уақыт жеткіліксіз

5. Кездесуді бағыныштылардың біреуін жазалау құралы ретінде пайдаланғыңыз келеді

Барлық он нүктені бір сөйлеммен қорытындылауға болады. Топтық жұмыс қажет болған кезде кездесу өткізіңіз, егер қажет болмаса, кездесуді өткізбеңіз.

Тиімді кездесулерге арналған 10 кеңес

Мақсат. Кездесуді ұйымдастыру үшін не қажет екенін өзіңіз анықтаңыз? Кездесу соңында қандай нәтиже алғыңыз келеді және қандай формада? Қабылданатын шешімдер бар ма? Қандай қиындықтар туындауы мүмкін және оларды қалай бейтараптандыру керек? Кездесуге қатысушылардың мақсаттары қаншалықты сәйкес келеді / ерекшеленеді? Мақсат қақтығыстары мүмкін бе? Бірінші кезең неғұрлым мұқият өңделсе, кездесу кезінде қарсылық азаяды

Қатысушылар. Жиналысқа қатысушылардың құрамы оның мақсаттарына байланысты құрылады. Кездесу мәселелерін талқылауға шынымен де маңызды үлес қоса алатын адамдарды шақырыңыз. Жұмыс тобын қабылдауға деген мотивацияңызды тексеріңіз, сіз кездесулерді бір актердің театрына айналдырасыз ба? Бұл шынымен өнімді болады ма? Қатысушылардың құрамын үнемі өзгертіп тұру, оны әр кездесу үшін жеке қалыптастыру. Бұл менеджерге күнделікті динамикадан аулақ болуға және топтық динамикаға оң әсер етуге көмектеседі

Пішім. Тапсырмаларға байланысты кездесудің ең жақсы форматын таңдаңыз. Қажет болса, мысалы

1) ұжымды инновациялар туралы хабардар ету

«Кездесу - ақпараттық хабарлама» жүргізіңіз. Мұндай кездесудің міндеті - қатысушыларға алдағы өзгерістер туралы мүмкіндігінше ақпарат беру, мақсат - қарсылықты азайту. Көшбасшыға көмектесудің жақсы құралы SWOT талдауы болады.

2) міндеттер қою және жауапкершіліктерді тағайындау

«Кездесу тәртібі». Өте құрылымды және нақты формат, жағдайды бақылау, мақсат - қатысушылардың жауапкершілікті өз бетінше бөлу. Бұл тапсырмалардың сапалы орындалуына кедергі келтіретін директивтілік деңгейін төмендетеді.

3) ортақ шешімге келу

«Кездесу-келіссөз» ұйымдастырыңыз, оның барысында сіз барлық қатысушылардың пікірін тыңдайсыз. Кездесудің жеңіске жету стратегиясы, көшбасшының рөлі-модератор. Бұл форматтың құралдары-миға шабуыл, көп позициялы сауалнама, карталармен сауалнама, мәселені талдау схемасы және т.б.

Проблемаларды талдау схемасы, Т. Эдмюллер

4) мәселені шешу үшін біріктіріңіз

Медиациялық кездесу - мұндай кездесудің оңтайлы форматы. Топтың беделін ұнататын модераторды табу өте маңызды. Көшбасшы әрқашан жақсы таңдау бола алмайды. Сыртқы маманды шақыру әлдеқайда тиімді (медиатор, жаттықтырушы, кеңесші)

5) идеяларды жинау

«Кездесу - миға шабуыл» бұл жағдайда 100% ең жақсы шешім болады. Бұл форматтағы ең бастысы - ережелер мен ми шабуылының алгоритмін сақтау. Сондай -ақ, сын осындай кездесулердің тиімділігін өлтіретінін есте сақтай отырып, ашықтық пен жеңілдік атмосферасын сақтаңыз

6) құзыреттілікті жетілдіру

«Кездесу-оқыту». Бұл формат көшбасшыға жаттықтырушы немесе жаттықтырушы ретінде әрекет етуге мүмкіндік береді. Пайдалы ақпаратты бағыныштылармен бөлісіңіз, талқылаңыз және оны күнделікті функционалдылыққа қалай енгізетіндігіңізді жоспарлаңыз. Менеджерлер үшін жақсы нәтиже олар бағыныштыларды дамыту үшін арнайы ұйымдастыратын аптасына / айына бірнеше рет 30 минуттық кездесулер болады. Бір құзыреттілік - бір әзірлеу техникасы - іс -қимыл жоспары - мұндай кездесулер үшін өрескел алгоритм

Орын. Сіздің командаңызбен қай жерде кездесетіндігіңіз кездесудің мақсаты мен форматына байланысты. Оқыту форматы мен «делдалдық кездесулерге» әр түрлі көлемдегі және жабдықтағы бөлмелер қажет болуы мүмкін. Бұл туралы алдын ала ойланыңыз. Қатысушылардың бір -бірін көруі және кездесу жетекшісімен көз байланысы болуы қажет

Жоспарлау. Кездесу жоспары жазбаша түрде болуы керек. Шын мәнінде, бұл келесі мәселелерді қамтитын күн тәртібі

- күні, уақыты, орналасқан жері

- кездесудің мақсаты

- талқыланатын мәселелер

- жиналыстың қажетті нәтижесі және оның формасы

- формат

- бастамашы және жиналысты өткізуші

- қатысушылардың тізімі, оның ішінде сырттан шақырылғандар

Кездесу жоспарын жиналысқа қатысушыларға жіберіңіз, олар өз сұрақтарын қосқысы келуі мүмкін. Уақытты үнемдеу үшін бір жиналыста бірнеше мәселені шешуге болады

Ережелер. Кездесулерді өткізудің негізгі ережелерін команда белгілейді және әр кездесуден басқаша болуы мүмкін. Бірақ тұрақты ережелер бар, мысалы, мерзімдерді сақтау, шешім қабылдаушылар туралы келісімдер, компания саясаты енгізген шектеулер, қақтығыстарды басқару туралы келісімдер және т.б

Хаттама. Бұл оның барлық негізгі тармақтарын сипаттайтын кездесудің қысқаша түрі. Оны жиналыс хатшысы жиналыс барысында жасалған ескертулер негізінде дайындайды. Хаттамаға жиналыс жетекшісі, хатшысы, сондай -ақ негізгі қатысушылар (іс -қимыл жоспарында көрсетілгендер) қол қояды. Хаттаманың көшірмесі жиналысқа қатысушылардың барлығына жіберілед

Уақыт. Уақытты басқару - тиімділіктің маңызды аспектілерінің бірі. Кездесуді әрқашан белгіленген уақытта бастаңыз, өйткені кейінірек сіз дәлдікке қол жеткізе алмайсыз. Жоспардың барлық тармақтарына уақыт аралығын орнатыңыз және олардың орындалуын бақылаңыз. 60x20x20 ережесін орындаңыз:

Уақыттың 60% -ын шұғыл / маңызды мәселелерге жұмсаңыз.

Уақыттың 20% -ын күтпеген тақырыптар мен кенеттен туындаған шұғыл сұрақтарға қалдырыңыз

Уақыттың 20% -ын деп аталатындарға бөліңіз. әлеуметтік қажеттіліктер - үзіліс, түскі ас, әңгіме және т.б.

Соңы. Кездесуді жақсы аяқтау үшін топтық жұмысты ескеріңіз. Команда қандай жетістікке жеткеніне назар аударыңыз, әзірленген жоспардың тармақтарын қарап шығыңыз, жиналғандардың барлығы жоспарланған нәрсені түсінетініне және қолдайтынына көз жеткізіңіз. Кездесудің соңында жиналысқа қатысушыларға, соның ішінде қатыспайтындарға жіберілетін жиынтық хабарлама жасаңыз. Оған қатысушылардың тізімін, негізгі талқылау сұрақтарын, қабылданған шешімдерді, іс -қимыл жоспарын және оның әрбір пунктіне, мерзімдеріне, бақылау нүктелеріне, келесі кездесудің күніне жауапты тұлғаларды жазыңыз

Бақылау. Бәрі кездесулермен аяқталатын жағдайлар сирек емес. Әрекет ету үшін сізге тілек пен ынталандыру қажет, сонымен қатар шешімдердің орындалуын бақылау қажет. Басқару нүктелерін және оған жауапты адамдарды жиналыста тікелей анықтаңы

Кездесулерді өткізу қиын

1. Қақтығыста

Кездесу кезінде жанжалды жағдайлар жиі туындайды. Кейде олардың ушығуы соншалықты, кездесу өзара айыптаулар мен жеке шабуылдарға айналады. Бұл жағдайда менеджер не істеуі керек?

- Даулы мәселені талқылауды кейінге қалдырыңыз және оны кейінірек, осы кездесу аясында шешіңіз. Ол кезде құмарлықтар басылады және қатысушылар өз ойларын конструктивті түрде жеткізе алады.

- Мәселенің шешімін жеке форматта аударыңыз және жалпы жиналыстан тыс уақытта қарама -қайшы тараптармен кездесіңіз

- Сұрақты шешіңіз және оны келесі кездесуде қарастыруға шақырыңыз

- Ымыраға келуді ұсыныңыз

2. Қарым -қатынас кедергілер

Кеңес, қорқыту, сын, қорлау, «диагноз» және таңбалау, ұсыныстар, бұйрықтар, клишелер мен қарапайым сөздер бәрі кездесуге кедергі бола алады. Байланыс кедергілері қарсылық пен антипатияны тудырады. Көшбасшының мұндай нәрселерді байқап, оларға жұмыс тобының мүшелерінің назарын аударуы маңызды. Байланыстағы кедергілерді жою үшін осыған байланысты қосымша жұмыс ережесін жасаңыз. Сонымен қатар команданың коммуникативтік құзыреттілігін жүйелі түрде жетілдіру

3. Қателе

Кездесулерді өткізуде кемшіліктер мен қателіктерді кез келген компанияда байқауға болады. Ең типтік болып табылады:

- қойылған мақсаттарға сәйкес келмеу

- нормативті актілердің сақталмауы

- кездесуге қатысушылар үшін ақпараттың болмауы

- қызметкерлерді ең өнімді уақытта ұстау

- бастың қысымы немесе керісінше, пассивтілік пен келісім

- кездесуден кейінгі әрекетсіздік

Сіздің кездесулеріңіз құнды басқару ресурсына немесе уақыттың ізі қалмай жойылатын қара тесікке айналуы мүмкін. Таңдау сіздікі.